• Tu CRM está lleno de demasiada información que difícilmente se analiza y se utiliza para el beneficio de tus representantes.
• Tienes un inbox demasiado saturado con notificaciones y tareas sin priorización.
• Muchos botones y opciones que no se utilizan o no saben cómo.
• Tus representantes/BDRs/vendedores/ejecutivos creen que el sistema actual es trabajo innecesario en lugar de un beneficio a su proceso.
• Tus representantes tienen que meterse a 2, 3 o más sistemas para dar de alta información que viene de un mismo origen.

Si te identificaste con cualquiera de estos problemas anteriores, es momento de tomar la decisión... algo tiene que cambiar. No siempre es necesario migrar de tecnología, de hecho creo de verdad que muchas veces ese no es el problema. Pero el beneficio de migrar a una herramienta que se enfoca en la simplicidad y en evitar perder tiempo en alimentar el sistema de información innecesaria, es un primer paso. Esto ayuda a que tú tengas un punto de partida en todo lo que debe cambiar, y puedas concentrarte en modificar procesos internos que no están funcionando. A lo mejor incluso te das cuenta que las personas que tienes como ejecutivos de venta, están demasiado retrasados en conocimientos. Pero este es otro tema.

Aquí está todo lo que tienes que hacer para migrar de tu CRM actual a HubSpot.

1. Crea un equipo para administración del proyecto

Este debe estar enfocado en crear los nuevos procesos que van a adoptar tus vendedores a través de toda la organización. Estos procesos deben tener al consumidor por enfrente.

2. Programa beta de experimentación

Lanza una versión del proyecto con un pequeño equipo para poder hacer la experimentación y obtener mayor visibilidad de lo que va a surgir una vez que se realice de forma completa. Así podrás obtener mayor convencimiento, adopción y validación. Evitas lidiar con los problemas que vienen de la resistencia al cambio de forma masiva y lo haces por partes, integrando poco a poco y un equipo a la vez, al programa beta.

3. Crea un plan/cronograma de migración

En este plan debes considerar que no todo tiene que migrarse. De hecho una de las grandes ventajas de migrar es la limpieza que le puedes hacer a tus procesos, datos y en general forma en la que se alimenta el sistema para poder volverlo algo simple y sobre todo útil.

Muchos sistemas tienen integraciones que pueden crear para comunicarse entre si y poder migrar de forma más directa. Otros buscan exportar información, limpiarla y luego darla de alta en el nuevo sistema. HubSpot tiene una integración nativa con SalesForce por ejemplo si estás migrando de ahí, algunas otras a través de un tercero como Zapier son sencillas para mover información de un lado a otro.

Considera estos elementos para poder hacer el análisis detallado de lo que te vas a llevar:

• Datos
• Integraciones
• Automatizaciones (workflows)
• Reportes

Ya que tienes el detalle de lo que sí te quieres llevar, empiezas a hacer las configuraciones del lado de HubSpot. HubSpot tiene guías paso a paso para llevarte a hacer todas estas.

4. Construye un plan de capacitación

No puedes tener una migración exitosa sin considerar al usuario final. Tus representantes deben volverse expertos en el uso de esta herramienta y tienes que buscar evaluar a los involucrados para saber si cuentan con las habilidades necesarias para hacer una implementación exitosa. Puede que mucho de lo que no funciono con tu sistema anterior ni siquiera haya tenido nada que ver con el sistema y la tecnología en sí (casi siempre es así) si no más bien con las personas que lo usaban.

Una de las principales ventajas que tiene HubSpot es lo simple y amigable que es. Se pueden buscar personas con habilidades suaves y no tan técnicas (soft skills) que requiere muchas veces un sistema más complejo. Aprender a usar HubSpot es muy sencillo para alguien que es flexible, adaptable, ágil pero sobre todo dispuesto a aprender.

De cualquier forma, tienes que tener esto en cuenta e involucrarlos no solo en el uso de la tecnología si no de la metodología que hay detrás y el aprovechamiento real de tener una tecnología y herramienta de este tipo.

En esta imagen se muestra el plan que realizo el equipo comercial de HubSpot para hacer su propia migración cuando se movieron de SalesForce a HubSpot CRM.

Fuente HubSpot

Al final del día, debes tomar la decisión basada en tus necesidades como organización pero sobre todo para el beneficio de tu proceso comercial y tus clientes. Que ellos obtengan una mejor experiencia con la transacción porque tienes un sistema en marcha que ayuda y empodera a tus representantes para brindar información más rápida, analizarla y poder resolver las inquietudes que tienen tus clientes potenciales.

Las ventajas que tienen el sumar HubSpot CRM a tu martech stack, aparte de la simplicidad, es la integración a los 3 pilares más importantes sobre todo en una estrategia digital: marketing, ventas y servicio.