El uso de herramientas de colaboración y de gestión de proyectos mejora la eficiencia de los equipos de trabajo y de los procesos de una empresa. ¿Por qué muchos no las han adoptado al 100 por ciento?

La tecnología no solo ha automatizado tareas administrativas y productivas antes repetitivas y tediosas, también ha abierto oportunidades para que los equipos de trabajo compartan información, discutan alternativas y generen nuevas ideas.

Implementación que se queda a medias

Pero las herramientas que podrían estar impulsando la productividad y rentabilidad no han sido aprovechadas por todas las empresas en la medida en que el sentido común, y el interés financiero, sugerirían. Entre los factores que han impedido esto están:

• Una subutilización de las mismas al no dar seguimiento a su adopción por todo el personal o no buscar la mejor manera de usarlas según las tareas de cada departamento.
• No considerar que sus beneficios compensan la inversión que se requiere.
• La capacitación insuficiente del personal sobre el uso y las funciones de cada una de estas herramientas.

Beneficios convincentes

Para promover su adopción y correcta utilización, nada mejor que conocer los beneficios que la llamada marketing technology, (MARTECH), ofrece a las empresas.

Las herramientas de colaboración y de gestión de proyectos ofrecen como resultado una operación efectiva que se refleja en un mayor retorno de inversión y, por tanto, en una mayor rentabilidad.

Al derribar las barreras del espacio y permitir que los equipos de trabajo se comuniquen y colaboren más eficientemente, estas herramientas:

• Transparentan las tareas en tiempo real.
• Optimizan la utilización del tiempo al reducir la necesidad de reuniones de trabajo.
• Actualizan la información constantemente y la ponen a disposición del personal involucrado en un proyecto, sin importar desde donde trabaje.
• • Permiten la creación de proyectos privados, dan acceso a empleados específicos o están abiertos a todo el personal.
• • Fomentan la colaboración entre empleados de distintas áreas de la organización que trabajan en un mismo proyecto.
• • Pueden dar acceso a clientes y socios a un proyecto sin que estén integrados a la red interna de la empresa.
• Generan reportes de gestión y evalúan resultados.

¿Cuáles son las mejores?

Las distintas herramientas de colaboración se pueden catalogar según el tipo de servicio que ofrecen. Aquí te compartimos algunas sugerencias sobre cuáles son las mejores en estas categorías:

• Para almacenamiento y manejo de datos, prueba Google Drive o Dropbox que están basadas en la nube, por lo que puedes compartir el acceso de un archivo a quienes tu desees y gestionar el tipo de actividad que pueden realizar en él.
  
  
• Para la gestión de proyectos, puedes utilizar Basecamp, que es una de las más sencillas de usar y permite ordenar las tareas en ficheros y consultar conversaciones pasadas; Workzone, que combina un sinnúmero de funciones con facilidad de uso, y Trello, que es un tablero de notas digital a la vista de todos los miembros del equipo en cualquier dispositivo.
  
  
• Para la gestión de clientes, puedes recurrir a Join.me, por medio de la cual puedes compartir de manera segura la pantalla de tu computadora con los clientes durante reuniones virtuales; Freshdesk, que ofrece apoyo a los clientes y comunica tareas relacionadas con el cliente a los miembros del equipo, y Teamwork Project Manager, que organizar las tareas entre el equipo de trabajo y da a los clientes visibilidad total.
  
  
• Para la comunicación son útiles y están muy extendidas Google Hangouts, con su plataforma que permite enviar mensajes de texto, audio y video; Slack, que ofrece una forma centralizada de comunicación entre los miembros del equipo y permite generar conversaciones, y Skype, que no solo permite intercambiar mensajes sino también llamadas y realizar videoconferencias.
  
  

Utilizar estas herramientas de colaboración y gestión de proyectos te ayudará a agilizar procesos y a poner a disposición de todos los empleados involucrados información importante y actualizada en tiempo real.

¿Cuáles de estas herramientas has probado? ¿Qué experiencias has tenido? ¿Cuáles otras nos puedes recomendar?