Trabajar desde casa no es una tarea sencilla. De hecho, muchos la consideran una habilidad que se desarrolla con un buen coaching, disciplina y, más que nada, con el tiempo. Lo sé porque llevo haciéndolo por más de cuatro años y no es algo que haya dominado desde el principio.

Lograr esta habilidad en poco tiempo, es más critico que nunca en este momento y para que eso suceda, tiene que hacerse desde el nivel gerencial primero.

La responsabilidad del gerente al coordinar el home office, o del supervisor que tiene un equipo a su cargo, requiere, primero que nada, de tener confianza en su gente. Si no confías en que vayan a hacer su trabajo, se convierte en algo muy estresante. Existen varios elementos que debes considerar para lograr tener esta tranquilidad y confianza en ellos.

Primero, debes entender que el tiempo productivo trabajando desde casa va a ser menor al que tú crees que tienen en la oficina. Sin embargo, con el home office, la productividad no tiene porque sufrir un golpe, al contrario, puede mostrar una mejoría. Las personas son más eficientes con su tiempo cuando logran dominar el trabajo remoto, entendiendo que en estos momentos de confinamiento se tiene que lidiar también con TODA la familia en casa, balancear tareas del hogar, conversaciones con la pareja e incluso tiempo con los hijos.

Segundo, tienes que poder determinar quién está siendo afectado de manera personal por esta crisis. Identifica quién en su aislamiento se encuentra solo y bríndale tu apoyo personal. Algunas señales de estrés pueden ser cuando las personas deja de participar en las video conferencias, ya no están respondiendo o enviando correos con pendientes o simplemente atraviesan por un cambio de actitud negativo. Es importante hacer sentir a aquellos afectados tu total apoyo para que puedan salir adelante.

Tercero, no dejes de ser una guía para todos aquellos que tienen mayores dificultades en su productividad al trabajar vía remota. No significa hacer "micromanage" con tus empleados, pero sí tocar base más seguido con ellos, envíales artículos de valor y compartir recomendaciones de cómo mejorar este estilo. de trabajo

Algunas sugerencias para implementar de forma exitosa el trabajo remoto en tus equipos son:

Aplicar la metodología Agile

La metodología Agile puede ayudar a tu equipo a colaborar de forma efectiva, pues permite tener un orden de a dónde se quiere llegar al terminar la semana. Para lograrlo, se tienen juntas virtuales o contacto diario vía Slack para ver cómo van todos,  y que todos realicen un check in sin la necesidad de pedirles que lo hagan.

Dentro de esta metodología se trabaja por sprints, o lapsos de una o dos semanas, que ayudan a que todos tengan sus tareas bien identificadas y sepan quienes son los responsables y colaboradores involucrados para lograr un objetivo específico. Herramientas como Meister Task permiten la colaboración en equipo y tienen claro los estados de las tareas para llevar un correcto seguimiento, pasando por una lista o backlog de cosas por hacer, a estar en proceso, en aprobación y finalmente marcada como terminada o en pausa.

Así es como, lo que hay que hacer, se estructura para tenerlo claro.

BACKLOG

Es la lista de pendientes con descripciones cortas del entregable u objetivo. No solo pensemos en productos o entregables, si no en resultados finales de un plan. Al momento de tener un objetivo dentro del plan, se puede crear un backlog de tácticas para lograrlo.

NEXT

Esta es la fase del sprint que da seguimiento a las actividades que se van a realizar al terminar ese periodo de tiempo definido. Los sprints deben estar balanceados en el número de tareas por realizar para que sean alcanzables y se pueden terminar a tiempo. Pueden definirse varios sprints con diferentes fechas de inicio y terminación cada uno.

En esta fase, las actividades deben ser sumamente específicas, con un desgloce de acciones mucho más concretas y claras a lograr.

IN PROGRESS

Aquí, todas actividades deben de tener a un responsable a cargo y a colaboradores asignados, todos con una misma fecha limite de entrega.

WAITING

Es cuando una tarea se retrasa por motivos externos, falta algo, no se aprobó o por cualquier otro motivo. Es importante no ir acumulando tareas, debemos liberarlas en el transcurso de la semana o ser asignadas en el siguiente sprint.

DONE

Es el listado de tareas completadas.

Prepararse con la infraestructura correcta

Arma tu equipo con las herramientas necesarias para que tu equipo pueda colaborar desde casa. Ahora más que nunca el uso de aplicaciones como Slack, son indispensables.

Slack ofrece una solución gratuita y no tiene muchas limitantes más que la de almacenamiento de archivos. Vale la pena explorarla e invitar a tu equipo a participar activamente a través de este canal, para no provocar los silos al excluir a alguien de una conversación. Utiliza de forma efectiva los grupos por proyecto y, sobre todo, la integración con otras herramientas.

Un gran ejemplo es su integración con la suite de Google: Calendar, Mail, Meet, y Drive. Consulta más información aquí sobre la integración nativa que ofrece Slack.

Es importante también considerar el mudarnos a la nube, esto es crítico para obtener una colaboración en equipo efectiva. Google Suite for Business ofrece muchos beneficios, incluyendo:

• Correos con dirección web de tu empresa.
• Almacenamiento de 30GB por usuario mínimo.
• Controles de administrador avanzada.
• Protección de datos.
• Migración de datos sencilla.

Esto no solo simplifica que tu equipo ahora que se encuentra colaborando de forma remota, sino que puede convertirse en su forma de trabajo en el futuro.

Mantener abierta la comunicación

No olvides la constante comunicación. Establece una rutina diaria de check-ins con tu equipo, habla con ellos de forma personal o integra a todos en una videoconferencia.

Es de suma importancia establecer un horario para estas llamadas para que puedan prepararse todos y que sean realizadas de forma regular y predecible. Debe ser un foro abierto para brindar esa apertura de comunicación entre el equipo y tú; déjalos expresar sus preocupaciones y preguntas y hazlos saber que estás escuchándolos y tomándolos en cuenta.

En Grou trabajamos de forma remota la mayor parte del tiempo y nos ha tomado a todos realizar un esfuerzo de organización y administración de tiempo y tareas. Estamos seguros que con esta restricción social por la que atravesamos, muchos más equipos migrarán a esta forma de trabajo, que ya nos alcanzó a todos. Te deseo a ti y a tu empresa mucha suerte en este emprendimiento.